Accueil d'un-e chercheur/euse invité-e (hôte académique/VIP)

De quoi parle-t-on ?

Dans le cadre de LIVES et/ou du CIGEV, des chercheurs/euses confirmé-es (professeur-es, post-doctorant-es, etc) viennent passer quelques semaines ou mois dans nos locaux pour échanger avec nos chercheuses et chercheurs, et éventuellement donner des conférences et des cours.

Cette procédure est facilitée puisqu'on peut prouver que la personne est toujours rattachée à son institution d'origine et qu'elle vient à l'UNIGE dans le cadre d'échanges pour une période déterminée.

Attention: pour l'accueil d'un professeur invité (long séjour et rémunéré), il s'agit d'une autre procédure qui nécessite de s'adresser au Rectorat. (Art. 92 du R-Pers) la fonction est PIO, PIAS ou PIAST. La durée est d'un an maximum, renouvelable 1x. Ils-elles doivent être libérés de leur Université habituelle.

Comment fait-on ?

Les chercheurs/euses invité-es viennent, en général, avec leur propre PC portable. En cas de besoin, un poste de travail peut être mis à disposition.

Un espace de travail leur est mis à disposition (voir «Accueil nouveau/elle collaborateur/trice»): pour les professeur-es invité-es, le bureau 214 du 2e étage est attribué. Pour les doctorant-es et post-doctorant-es, les open spaces 225, 118 et 120 sont utilisés dans la mesure des places disponibles.

Procédure d'accueil

1ère étape: constituer le dossier RH

Procéder à la demande d'autorisation de séjour au plus vite!

Procédure facilitée puisque la personne est toujours rattachée à son institution d'origine: elle vient à l'Université de Genève dans le cadre d'échanges pour une période déterminée (en principe 1 année). L'hôte académique peut ainsi venir pendant 2 ans au maximum. Elle n'est en général pas rémunérée par l'UNIGE (mais par son institution de rattachement).

Voir la page du mémento consacrée à la demande de permis pour un-e hôte ou professeur-e invité-e

Attention aux délais de transmission de ces autorisations! Cette une demande d'autorisation de séjour doit être, dans tous les cas, déposée auprès de l'OCP avant l'arrivée de la personne.

  • Si l'invité-e a un passeport UE, et si son séjour ne dépasse pas 90 jours ouvrables (par an) – Faire une demande ODM qui consiste à annoncer des dates de présence au Secrétariat d'État aux migrations (SEM)
  • Si son séjour dépasse 90 jours ouvrables (par an) ou s'il/si elle est extra-européen-ne – Formule M à télécharger d'autorisation de séjour pour ressortissant étranger avec activité lucrative
    1ère page du formulaire M point 32: indiquer «engagé en qualité d'hôte académique» et 2e page du formulaire M, datée et signée par l'hôte;
    La formule M sera accompagnée de (demander au/à la chef-fe d'IP de faire le lien pour obtenir ces documents):
    • une copie d'une pièce d'identité en cours de validité;
    • 2 photos format passeport;
    • une preuve de paiement des émoluments (CHF 65.– pour UE et CHF 102.– pour pays tiers) – voir avec le/la chef-fe d'IP si notre institution prend en charge ces émoluments;
    • une copie du bail à loyer, ou copie de la réservation de l'hôtel;
    • une autorisation de séjourner à l'UNIGE (de la part de l'institution qui l'emploie);
    • une preuve que l'hôte peut subvenir à ses besoins (copie d'un extrait bancaire suffit);
    • une copie du CV et de la liste abrégée de ses publications.
  • Demander au/à la chef-fe d'IP un exposé des motifs mentionnant:
    • la fonction;
    • le nom de l'institution de provenance de l'intéressé-e et la fonction qu'il/elle y exerce; mentionner s'il/si elle est au bénéfice d'un congé sabbatique;
    • la collaboration/recherche dans le cadre de laquelle la venue de l'intéressé-e à l'Université de Genève est prévue et la valeur ajoutée pour l'institution d'accueil (joindre la convention d'accords si existante);
    • la durée prévue de la collaboration (en principe 1 année);
    • la rémunération, si elle a été prévue, et indiquer clairement les moyens de subsistance et ce que l'entité finance (trajets aller-retour, logement, repas...).
  • Vérifier, avec le/la chef-fe d'IP que l'on prend en charge le logement (en général le cas):
    • dès que les dates du séjour sont fixées, réserver le logement de l'hôte s'il/si elle ne l'a pas encore fait;
    • possibilité de location longue durée: studio au 20 rue des Noirettes, aux Acacias (WiFi et literie compris) auprès de la société Homenhancement; contacter le directeur de la société en mentionnant le nom de Blaise Dupuis;
    • le prix est d'environ 2600 par mois; pour la caution, établir une lettre de cautionnement:
      Lettre de cautionnement (modèle)
  • Demander également, pour compléter le dossier RH:
    • Une lettre de motivation de l'intéressé-e
    • Une attestation de couverture d'assurance maladie
    Quand le dossier est complet, le transmettre, par mail ET courrier interne (originaux), à Mme Patricia Brulhart (copie à Claude Devenosges) qui effectuera les démarches RH.

2e étape:

  • Demander à la personne si elle a besoin d'un poste informatique (1 mois avant); vérifier auparavant avec GM s'il y a un poste disponible [les personnes invitées viennent en règle générale avec leur propre ordinateur]
  • Préparer la place de travail (2 semaines avant)
    • Petit matériel de bureau (stylos, fourres, agrafeuse…)
    • Téléphone
  • Pas de possibilité de faire un badge: le système UNIGE ne le permet pas
  • Envoyer mail de bienvenue/information 2-3 jours avant l'arrivée
    • Rendre attentif/ve aux risques de phishing ou d'attaque informatique (notamment messagerie)
  • Accueillir la personne le jour de son arrivée:
    • lui prêter un badge visiteur
    • installer le driver de l'imprimante UniFlow sur son PC;
    • lui présenter le reste de l'équipe, etc. (voir «Accueil nouveau/elle collaborateur/trice»).
    • lui expliquer le fonctionnement de la cuisine
    • et toute autre info utile

En savoir plus

Mots-clés

accueil chercheur invité post-doctorant recherche

Public-cible

Administration, collaborateurs/trices

Personne responsable

Nathalie Blanc

Dernière modification

07-07-2019