Chariot de présentation

De quoi parle-t-on ?

Un chariot de présentation a été acquis par le CIGEV afin de faciliter les réunions pour lesquelles une ou plusieurs personnes se trouvent à distance. Pour toute conférence réunissant de 1 à 5 personnes dans une salle, l'utilisation d'un ordinateur portable avec webcam et micro intégrés devrait suffire. S'il y a entre 5 et 15 participants, le chariot proposé peut se révéler utile.

Dans ces cas, l'Université de Genève recommande d'utiliser la solution interne Cisco Meeting. On parle en général de «webconférence» ou «conférence web» lorsque le son et la vidéo passent par un ordinateur muni d'un navigateur (c'est une alternative à Skype qui est fortement décommandé). Il est possible également de partager des documents ou l'écran de l'ordinateur.

Pour une visioconférence, des salles ou du matériel dédié sont proposés par l'UNIGE, nécessitant que votre interlocuteur/trice soit équipé·e d'un matériel analogue (des techniciens sont requis de chaque côté). C'est la solution recommandée pour des groupes plus importants (soutenance de thèse, etc.).

Comment fait-on ?

Toute la documentation technique se trouve sur les pages de l'UNIGE (commencez par le catalogue de services, et utilisez également les liens ci-dessous).

La solution est composée d'un chariot à roulettes, comprenant un ordinateur portable avec Windows 10, une webcam externe pour une petite salle de réunion, et un micro externe.

Pensez à vous y prendre à l'avance! L'UNIGE recommande au minimum 10 jours pour envoyer les liens et tester le dispositif. Dès que votre réunion est agendée, penchez-vous sur les aspects techniques et réservez le chariot si vous en avez besoin. Voici ce qu'il faudra faire:

  1. Réserver le chariot
    Le chariot se trouve dans le bureau 117 (auxiliaires de recherche et économat). Une feuille de réservation est disponible: vérifiez qu'il n'est pas déjà réservé pour la date souhaitée, et inscrivez votre réservation. À la fin de la réunion, pensez à ranger correctement le chariot, à le remettre dans la salle 117, et à barrer votre réservation de la liste.
  2. Se connecter à son compte ISIS
    L'ordinateur est connecté à l'Active Directory de l'UNIGE (ISIS), et vous pouvez vous y connecter en utilisant votre login ISIS. Pour cela, la première fois où vous créez votre session, il faudra être connecté au réseau (câble Ethernet) et cela prendra quelques minutes. Pour les personnes n'ayant pas de compte ISIS, il est possible de se connecter à une session invité (indications sur l'ordinateur). Notez que les documents et informations que vous laisserez sur cette session seront disponibles pour les autres utilisateurs – par exemple, si vous vous connectez à votre compte Skype, par défaut, la personne suivante sera automatiquement connectée avec votre identifiant!
  3. Se connecter à sa messagerie Outlook
    Si vous lancez Outlook et que vous vous connectez à votre boîte de courriel, vous aurez la possibilité de relever facilement vos messages, et communiquer avec votre contact à distance le cas échéant juste avant ou pendant la réunion.
  4. Se connecter à son compte Cisco Jabber
    L'application Cisco Jabber, installée sur le portable (et que nous vous recommandons d'installer également sur votre ordinateur personnel) permet notamment de consulter de la documentation et de récupérer ses identifiants pour la conférence (identifiants personnels et lien à envoyer à votre correspondant·e).
  5. Faire les mises à jour de Windows
    Si l'ordinateur n'a pas été utilisé pendant quelques semaines, il est possible que les mises à jour de Windows se lancent automatiquement quelques minutes après le démarrage, ralentissant fortement le système (l'image de la webcam se bloque, le processeur réagit moins bien...). En vous connectant la veille de votre réunion et en laissant tourner l'ordinateur pendant quelques heures, vous devriez éviter ce comportement pendant la réunion.
  6. Tester le dispositif
    Vous pouvez lancer un navigateur et vous connecter à votre salle de réunion, et ainsi tester la connexion réseau, la caméra externe, le micro externe, la projection sur grand écran, etc.

En savoir plus

Mots-clés

cisco jabber micro réunion skype visioconférence webcam webconférence

Public-cible

Membres

Personne responsable

Grégoire Métral

Dernière modification

16-05-2019