Commander à travers le portail d'achats

De quoi parle-t-on ?

Les commandes de matériel doivent en règle générale se faire à travers le portail d'achats (SI achats). Pour le matériel courant (matériel de bureau, rallonges électriques, fourres transparentes, etc.), le catalogue de l'État est à disposition dans le portail d'achats (Centrale commune d'achats, catalogue CCA). Pour le matériel informatique, il faut utiliser l'option «commande libre». Nous décrivons ci-dessous cette procédure.

La gestion des immobilisations fait l'objet d'une fiche séparée.

Comment fait-on ?

Établir tout d'abord un devis auprès du fournisseur (Dell, ARP, etc.) et créer un PDF qui sera uploadé sur le portail d'achats (Dell: créer un devis électronique).

Aller dans le portail d'achats:

  1. Si besoin: sélectionner le fonds en haut à droite
  2. Nouvelle demande > Commande libre
  3. Remplir le motif de l’achat, le fournisseur et le bénéficiaire (sélectionner dans la liste)
  4. Si le fournisseur n'a pas été créé, voir à droite (Catégorie fournisseur: FOUD = fournisseurs divers)
  5. Vérifier les adresses de facturation et de livraison (mentionner comme adresse de facturation la comptabilité centrale; la facture ira directement à la compta et nous pourrons la visualiser dans SAP). Attention: lors de la commande auprès du fournisseur, indiquer le numéro de commande UNIGE avant de faire envoyer la commande à la comptabilité centrale (cela leur permet de matcher avec le portail d'achats)
  6. En cas d'achat par carte de crédit, cet écran propose de choisir cette option et de sélectionner le/la détenteur/trice parmi les cartes enregistrées (ou d'en enregistrer une nouvelle). Voir avec NB dans tous les cas.
  7. Cliquer sur «Suivant»
  8. Choisir le fonds – voir avec CG en cas de doute *
  9. Pour du matériel informatique, choisir comme groupe de produits "Matériels informatiques"
  10. Validation: mettre NB en premier et CG en second (ça leur permet de retrouver ces commandes par la suite)
  11. Second onglet «Inventaire»: remplir les champs qui décrivent l'immobilisation (thésaurus)
  12. Cliquer sur «Suivant»
  13. Ajouter en pièce jointe le devis et envoyer la demande pour validation

Lorsque la demande est validée, retourner dans le portail d'achats pour créer le bon de commande:

  1. Mes tâches > Commander
  2. Sélectionner le mode de commande et valider
  3. Un bon de commande est généré avec un numéro de référence: c'est ce numéro qui pourra être transmis à Dell ou ARP (on retrouve ce bon de commande comme pièce jointe)

Lorsque le matériel est arrivé et contrôlé (voir qu'il fonctionne), retourner dans le portail d'achats pour finaliser la réception:

  1. Mes tâches > Recevoir (= valider la réception de la marchandise) et inscrire le n° de référence figurant sur le bon de livraison. Ceci a un implication dans SAP et engendrera le traitement de la facture
  2. Scanner le bon de livraison et l'uploader (ce sera la troisième pièce jointe)

* Montants, signatures, extrait du Mémento:

Mode de signature pour la passation d'une commande ou la conclusion d'un contrat:
individuelle si la valeur du marché est inférieure ou égale à CHF 5000.– en cas d'achat de biens ou services,
collective à deux si la valeur du marché est supérieure à CHF 5000.– (jusqu'à CHF 10'000.–) en cas d'achat de biens ou services, avec contre-signature du supérieur hiérarchique direct de compétence ou du responsable du centre financier. Sont réservées la signature individuelle du recteur, du vice-recteur en charge du domaine concerné et du secrétaire général.
Pour CIGEV et LIVES: signature du vice-recteur et du supérieur hiérarchique (directeur du CIGEV)

En savoir plus

 

Mots-clés

achat commande ordinateur portail

Public-cible

Administration, IT Officers

Personne responsable

Grégoire Métral

Dernière modification

22-08-2019