Annoncer une absence (vacances, maladie, accident, etc.)

De quoi parle-t-on ?

Cette procédure explique comment annoncer les différentes absences: vacances, maladie, accident, maternité, service militaire ou congés spéciaux.

Toute absence doit être mentionnée par le collaborateur dans le portail de gestion des demandes d'absence (GDA), y compris les maladies de courte durée.

En début d’année, Nathalie Blanc (NB) vérifie le calcul du droit aux vacances pour le personnel PAT: il s’agit de vérifier le solde en particulier en cas de changement de durée  de contrat et/ou de taux d’activité en cours d’année.

La modification se fait dans ORACLE.

L'introduction des vacances est obligatoire pour le PAT (personnel administratif et technique):

  • Les vacances sont introduites par les collaborateurs/trices PAT dans GDA.
  • La pré-validation est faite par NB qui vérifie le décompte (selon taux, jours fériés, etc.).
  • La validation finale est effectuée par l'administratrice Claire Grela (CG).

L'annonce des vacances n'est pas obligatoire pour le PENS (personnel enseignant):

  • Les collaborateurs/trices informent leur·e supérieur·e hiérarchique et introduisent l'information dans le calendrier du CIGEV (personnes localisées au 28PDA).

Comment fait-on ?

Maladie / accident – obligatoire pour le PENS et le PAT!!!

  • Informer au plus vite son supérieur hiérarchique et NB de l'absence et de son motif.
  • Lui transmettre le certificat médical en PDF (obligatoire dès le 3e jour, mais peut être exigé avant); le certificat est téléchargé par NB et les jours contrôlés dans GDA. Lui transmettre également l’original le plus rapidement possible.
  • L'absence est validée par l'administratrice CG. Une vérification est automatiquement faite par les RH en fin de parcours.
  • Si l'absence se prolonge, fournir un certificat au moins une fois par mois.
  • Lorsque NB part en vacances, elle informe les collaborateurs/trices en fournissant le mail de CG pour le suivi des absences (et vacances pour le PAT).

À savoir:

  • Les absences maladie ou accident doivent être ANNONCÉES DE SUITE !
  • Elles sont financées par les assurances perte de gains (pour fonds privés: Mutuelle) qui exigent une annonce dans les 30 jours, sous peine de ne rien rembourser !
  • Garder les originaux des certificats médicaux pendant 1 an.
  • En cas d'absence longue durée, les RH transmettent le courrier reçu de l'assurance maladie qui confirme un remboursement.

Congé maternité

  • Informer au plus vite NB de l'accouchement: le droit à l'assurance maternité court dès le jour de l'accouchement et pour 120 jours.
  • Lui transmettre le certificat de naissance au plus vite.
  • Le congé maternité est introduit dans GDA par NB:  dès le 1er jour de l'accouchement et pour 120 jours.
  • Congé maternité personnel DIP: droit cantonal 16 semaines / droit UNIGE: 20 semaines.
    Si le contrat s’arrête durant le congé maternité, l'OCAS prend le relais et paie les indemnités journalières en déduisant les jours qui lui ont déjà été comptés dans le cadre de son contrat UNIGE jusqu’à concurrence de 16 semaines (et non 20 semaines).
    Les indemnités journalières correspondent à 80% du gain assuré (info V. Romano, avril 2018).

Congé militaire/protection civile/service civil

  • Le/la collaborateur/trice remplit le formulaire ad hoc. Transmis aux RH par la hiérarchie (avec l'ordre de marche).
  • Au terme du service, envoyer aux RH le formulaire APG.

Congés spéciaux – mariage, naissance pour le papa, décès, etc.

  • Ce type d'absence doit être entré dans GDA par le/la collaborateur/trice. Voir ci-dessous.

Congés extraordinaires

  • Ne sont pas entrés dans GDA car ils font l’objet d'une modification ou d'un blocage de salaire.
  • Les demandes sont transmises aux RH après validation par la hiérarchie.

Rendez-vous médicaux

  • Sauf si urgence, les heures doivent être compensées par le/la collaborateur/trice.

Maladie ou un accident durant vacances

  • L'annoncer à NB qui supprimera la ligne de vacances initiale et introduira l'information dans GDA.

En savoir plus

Mots-clés

absence accident gda maladie maternité service militaire vacances

Public-cible

Administration, Collaborateurs/trices

Personne responsable

Nathalie Blanc

Dernière modification

11-04-2019