Accueil nouveau/elle collaborateur/trice

De quoi parle-t-on ?

Lors de l'accueil d'un·e nouveau/elle collaborateur/trice, il y a un certain nombre de points à ne pas oublier (et à anticiper) pour que tout se passe bien et que les informations soient transmises correctement. Récapitulatif.

Comment fait-on ?

Collaborateur/trice CIGEV ou PRN LIVES en CDD ou CDI

  • Prendre contact avec la personne pour voir si elle a besoin d'un poste informatique (1 mois avant)
    • Pour les contrats de 1 à 3 ans, installer une machine du stock
    • Pour les contrats de 4 ans ou plus, commander une nouvelle machine; vérifier auparavant avec CG sur quel budget
    • Demandes spéciales (GNU/Linux, Mac, stations de travail, deux écrans, docking...): voir avec l'administratrice pour le budget
  • Préparer la place de travail (2 semaines avant)
    • Installer ordinateur, logiciels, etc.
    • Petit matériel de bureau (stylos, fourres, agrafeuse…)
    • Téléphone
  • Vérifier que l’adresse de courriel est active
  • Commander un téléphone
  • Installer le téléphone
  • Vérifier que les coordonnées de la personne apparaissent dans l’annuaire UNIGE
  • Autoriser son badge pour l’entrée au 28 PDA
  • Paramétrer son badge pour les impressions uniFLOW
  • Envoyer courriel de bienvenue/information 2-3 jours avant l’arrivée
  • Lui demander si elle souhaite des cartes de visite
  • Accueillir la personne le jour de son arrivée
    • Lui présenter l’équipe
    • Lui expliquer le fonctionnement des imprimantes uniFLOW
    • Lui expliquer le fonctionnement de la cuisine
    • Et toute autre info utile
    • La mentionner dans le mail du prochain café d'accueil

ATTENTION ! Si la personne n'a jamais étudié et/ou n'a jamais été employé par l'UNIGE, le badge doit être demandé.
envoyer à cartes(at)unige.ch:

  • photo passeport en format jpg (sur fond neutre)
  • copie scan de la carte d'identité
  • adresse privée (pour envoi du document)

Stagiaire, doctorant·e ou post-doctorant·e

  • Prendre contact avec la personne pour voir si elle a besoin d'un poste informatique (1 mois avant); vérifier auparavant avec CG sur quel budget [les stagiaires viennent en règle générale avec leur propre ordinateur]
  • Préparer la place de travail (2 semaines avant)
    • Petit matériel de bureau (stylos, fourres, agrafeuse…)
    • Téléphone
  • Demander l’impression de son badge à Imen Ben Hamida (1 semaine avant le début du stage)
  • Autoriser son badge pour l’entrée au 28 PDA
  • Paramétrer son badge pour les impressions uniFLOW
  • Envoyer courriel de bienvenue/information 2-3 jours avant l’arrivée
    • Rendre attentif/ve aux risques de phishing ou d'attaque informatique (notamment messagerie)
  • Accueillir la personne le jour de son arrivée
    • Lui présenter l’équipe
    • Lui expliquer le fonctionnement des imprimantes uniFLOW
    • Lui expliquer le fonctionnement de la cuisine
    • Et toute autre info utile

Chercheur/euse invité·e

  • Prendre contact avec la personne pour voir si elle a besoin d'un poste informatique (1 mois avant); vérifier auparavant avec GM s'il y a un poste disponible [les personnes invitées viennent en règle générale avec leur propre ordinateur]
  • Préparer la place de travail (2 semaines avant)
    • Petit matériel de bureau (stylos, fourres, agrafeuse…)
    • Téléphone
  • Pas de possibilité de faire un badge: le système UNIGE ne le permet pas
  • Envoyer mail de bienvenue/information 2-3 jours avant l’arrivée
    • Rendre attentif/ve aux risques de phishing ou d'attaque informatique (notamment messagerie)
  • Accueillir la personne le jour de son arrivée
    • Lui prêter un badge visiteur
    • Lui présenter l'équipe
    • Installer le pilote d’imprimante Ricoh sur son PC
    • Lui expliquer le fonctionnement de l’imprimante Ricoh du 2e
    • Lui expliquer le fonctionnement de la cuisine
    • Et toute autre info utile
     

Les café d'accueil se font lors de l'AG et lors de la fête de Noël (décision séance administrative 6.2.2019).


 

Message de diffusion à cigev-tous(at)unige.ch (mettre Catia Luperto en copie de cet email)

Nouveaux collaborateurs CIGEV LIVES au [date]

Chères et chers collègues,

Le [date], nous aurons le plaisir d’accueillir [nombre] nouvelles collaboratrices et nouveaux collaborateurs.

Il s’agit de :

- [Prénom Nom], [Fonction UNIGE], [tâches de la personne]

- Agathe Dupont, Doctorante de l’IP1, rédigera sa thèse sur le thème des « Politiques sociales et parcours de vie: la question du non-recours »

- Jean Dunant, assistant administratif LIVES, sera impliqué dans l’élaboration des rapports financiers et la gestion des projets associés

Meilleurs messages,

[Signature]


 

Message de bienvenue au/à la collaborateur/trice (mettre Catia Luperto en copie de cet email)

Cher Monsieur - Chère Madame XXX,

Nous sommes heureux de vous accueillir au sein du CIGEV LIVES.

Nous vous saurions gré de vous présenter le XXX à XX h au CIGEV LIVES, au 1er étage. Le Centre se trouve au 28 boulevard du Pont-d'Arve. Voici le plan d'accès, si besoin. Vous serez accueilli·e par Nathalie Blanc qui vous présentera l'équipe, vous fera visiter les locaux.

Mme Catia Luperto, responsable communication de LIVES, prendra prochainement contact avec vous pour vous présenter le Pôle.

Nous vous informons également qu’une séance d’accueil des nouveaux membres du personnel (UNIGE) aura lieu le XXXX 2019, à XXh. Ce lien vous permet de vous y inscrire, si vous le souhaitez.

Nous vous prions de transmettre également, à notre responsable informatique M. Grégoire Metral Gregoire.Metral(at)unige.ch :

  • Une photo de bonne qualité
  • une petite biographie

Ces informations seront intégrées au site internet du CIGEV, sur la page "Equipe". Par défaut, si vous ne souhaitez pas que ce type d'information apparaisse, un extrait des archives ouvertes (contenant vos publications) apparaitra.

Accueil nouveau/elle collaborateur/trice

Document détaillant les choses à faire lors de l'accueil d'un·e nouveau/elle collaborateur/trice.

Par ailleurs, nous vous transmettons ci-dessous quelques liens qui vous seront utiles:

Enfin, nous souhaitons vous rendre attentif.ve aux risques d’arnaques qui sévissent sur internet (fishing, scam, etc.) et dont vous pouvez être victime. La page suivante est une bonne source de renseignements et nous vous prions de la lire avec attention.

Au plaisir de vous rencontrer lundi [date].

Avec nos meilleurs messages,

Toute l’équipe du CIGEV LIVES.

En savoir plus

Mots-clés

accueil annuaire courriel en-tête impression matériel de bureau messagerie ordinateur papier phishing téléphone

Public-cible

Administration, collaborateurs/trices

Personne responsable

Nathalie Blanc

Dernière modification

30.08.2019